22 Jan Comment identifier les bons KPIs dans la Production Packaging ?

Lors de nos sessions INTERACTIONS, dont la dernière édition s’est tenue début novembre à Paris, nous profitons de la présence des experts (clients ou partenaires) pour aborder des problématiques métiers et leurs possibles optimisations.

La session dédiée à la production packaging a rassemblé des acteurs métiers (marques, producteurs, experts) que nous avons sollicité pour partager leurs expériences et leurs compétences. Le thème pour cet échange : les indicateurs clés de performance (KPI) et plus généralement la réalisation des reportings et analytiques dans la production packaging.

Si vous connaissez le domaine du packaging, vous savez que la production d’un pack induit de nombreuses étapes et implique de nombreux contributeurs tout au long des projets. Face à cela, il est nécessaire de disposer des indicateurs clés de performance (KPI) qui permettront de contrôler le bon déroulement de la production du pack, d’identifier les problématiques au sein des différentes étapes et d’identifier les axes d’améliorations.

Pour cette session, nous avons présenté le concept des KPIs aux participants et leur avons demandé de recenser ceux qu’ils estimaient pertinents en premier lieu, puis ceux qu’ils devaient aujourd’hui produire et enfin ceux qui présentaient la plus forte valeur ajoutée.

Alors, quels sont les KPIs d’une Plateforme de Production Packaging ? Quelles statistiques sont nécessaires pour évaluer le retour sur investissement (ROI) de la production d’un pack ?

  1. VISION GLOBALE

Dans un premier temps, il est important d’avoir une vision très globale sur la production.

    • Le nombre de versions avant validation du packaging
    • Le nombre de dossiers traités
    • Le nombre de dossiers au regard du nombre de dossiers aboutis
    • Le nombre de versions par projet et par client
    • Le nombre d’artworks sur une période donnée en fonction d’attributs (marque, ligne, division)
    • Le nombre de versions de modifications demandées par date et par rôle
    • Le nombre de versions requises par artwork pour obtenir un artwork final validé.
  1. SUPERVISION DES CONTRIBUTEURS : PILOTAGE DES ÉQUIPES

Il est primordial de piloter ses équipes et de maîtriser ses ressources tout au long des projets.

    • Qui travaille sur quelle étape ?
    • Quel temps est-il passé par qui sur quelle étape ?
    • Quel temps est-il passé à chacune des étapes ?
    • Quel excédent de temps est-il consommé ?
    • Quelles sont les étapes ou services qui ne respectent pas les délais ?
    • Quelles sont les tâches affectées aux prestataires externes ? Quel en est le suivi ?
  1. TEMPS

Nous mentionnions les ressources, mais la gestion du temps et des délais est tout autant fondamentale au bon fonctionnement des projets.

    • Avoir une vision du temps disponible
    • Avoir une vision des phases du workflow en retard
    • Avoir une vision sur le nombre de dossiers qui dépassent les temps prévus
    • Disposer d’un comparatif entre le temps initialement prévu et le réalisé
    • Le nombre de fois où des dates planifiées sont modifiées
    • Disposer d’un système d’automatisation des alertes vis-à-vis des deadlines
    • Quel temps est-il passé en moyenne entre l’ouverture et la clôture d’un dossier ?
  1. CATÉGORIES & PRODUITS :

Connaître ses produits et ses gammes est un facteur clé pour optimiser sa production en continu.

    • Les types d’artworks en fonction des gammes de produits : comment ma production marketing sert chaque gamme de produits ?
    • Quelles sont les gammes de produits qui consomment le plus de matériel marketing ?
    • Combien de produits ont les mêmes plans techniques ?
    • Combien de types de workflows différents sont nécessaires pour couvrir ma gamme de produits ?
    • Combien de types de gabarits de projets me permettent de couvrir ma gamme de produits ?
    • Quels sont les produits les plus consommateurs de ressources projets ?
    • Lesquels demandent plus de temps ? Le plus d’étapes ? Le plus de temps de production ?
  1. IDENTIFICATION & TRACKING DES ERREURS :

Enfin, un projet peut rencontrer d’éventuelles difficultés et erreurs, qu’il est nécessaire de savoir identifier afin de les contrer et gagner en productivité.

    • Le nombre d’erreurs en moyenne par prestataire
    • Le nombre de modifications ayant lieu après l’étape de photogravure au préalable validée
    • Quelles sont les phases pendant lesquelles des demandes de modification sont produites ?
    • Identification des raisons ou motifs qui suscitent un rejet ou une erreur.

 

Tous ces indicateurs ont pour objectif premier d’inscrire les utilisateurs dans une démarche d’amélioration continue de sa production packaging.

Alors quels outils pour ces indicateurs clés de performance ?

Aujourd’hui, lorsque des données statistiques sont nécessaires pour analyser son ROI, elles sont bien souvent dispersées sur plusieurs outils, au sein de plusieurs services, etc. Pour les regrouper et les exploiter au mieux, nous exportons les données, nous les filtrons, les superposons via des fichiers Excel. Au delà d’être chronophage, les risques d’erreurs sont élevés.

La production packaging nécessite une centralisation et une mise à jour constante des assets (images, logos, etc.) utilisés pour la réalisation des packs.

Face à ces problématiques métiers, une solution de production packaging devient essentielle pour simplifier le quotidien de chacun de ces acteurs.

Mais quel type de solution technique pourrrait alors répondre à ces exigences ?

Elastic Search – Kibana intégré à DALIM ES permet d’agréger de la donnée via le DAM et d’en effectuer une recherche précise et rapide. Kibana, module associé à Elastic Search, va permettre de visualiser les résultats et les statistiques de manière graphique. Ainsi, les données requises pour vos analytiques seront automatiquement affichées : par exemple, sur la totalité de vos assets, combien sont catégorisés X ou Y, combien d’assets y a-t-il par marques, quelles sont les images dont le copyright expire prochainement, quel est l’état de mon stock existant d’images à utiliser, etc.   

Les utilisateurs qui produisent au quotidien, génèrent des analytiques, affichés par Elastic Search – Kibana et vont être essentiels pour piloter la production, optimiser ou superviser ce qui doit l’être, pour gagner en productivité et en efficacité.

Et vous ? Quels sont les KPIs essentiels à l’identification des axes d’optimisation de votre production packaging ?



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