La gestion de projet agile Scrum

Tous les projets dans le domaine de la production marketing nécessitent des mises en production rapides afin de réduire le temps de mise sur le marché (time to market). Pour servir cet objectif, notre stratégie d’intégration prévoit un déploiement basé sur une gestion de projet agile.

Pourquoi choisir la méthodologie agile ?

Dans le domaine de la gestion de projet informatique, deux grandes tendances se côtoient : les méthodes agiles d’une part et le classique cycle en V d’autre part. S’il vous appartient de choisir la stratégie qui vous convient le mieux, nous vous conseillons la méthodologie de projet agile, compte tenu des impératifs des projets de transformation digitale marketing. 

Le besoin d’adaptation rapide pour coller à l’évolution permanente de l’environnement marketing et commercial constitue une vraie bonne raison de préférer les méthodes agiles.

En effet, le postulat d’un cahier des charges figé, détaillé et qui se veut exhaustif n’est définitivement pas adapté à un domaine dans lequel vous devez d’abord définir des priorités (celles du moment), tout en gardant la possibilité de les faire évoluer au gré de l’adaptation de votre stratégie marketing à l’environnement externe.

Les méthodes agiles permettent de raisonner davantage en terme de gestion de produit que de gestion de projet. L’objectif du projet est bien de donner naissance à un produit, le plus rapidement possible, afin d’obtenir un ROI (Retour sur investissement) très vite pour raccourcir le délai de mise sur le marché (time to market).

Méthodologie agile pour l'E-Commerce B2B

Galilée conçoit vos projets en mode agile

La conception agile des Plateformes de Production Marketing que Galilée déploie pour ses clients permet d’améliorer en continu les réalisations en fonction des changements qui peuvent intervenir tout au long du projet.

Objectif : garantir une solution qui sera la plus adaptée possible aux besoins des utilisateurs. C’est pourquoi l’approche agile est au cœur de notre stratégie d’intégration.

L’approche MVP (Minimum Valuable Product)

Galilée utilise une approche MVP (Minimum Valuable Product) dans ses projets de solution MDM (Master Data Management). Cette approche consiste à développer en priorité les fonctionnalités minimales pour que le produit fonctionne.

Si le client a priorisé avec soin son besoin, il peut saisir l'opportunité d'accélérer le time to market s’il estime que le produit en l'état (même partiel) peut aller en production. Cela lui permet d’acquérir un premier retour sur investissement avant la finalisation globale du projet.

Il a aussi la possibilité de modifier en cours de projet la priorité des fonctionnalités qui n'ont pas encore été développées (prévues pour les itérations futures). Cela permet par exemple de retarder une fonctionnalité dont le besoin n'est pas mûr, d’ajouter une nouvelle fonctionnalité cruciale à la place d'une autre (de façon à respecter le budget et les délais), etc. La souplesse offerte par l’approche MVP est donc un véritable atout pour le client.

Une approche collaborative avec le client

En méthode de projet agile, le client est impliqué du début à la fin et collabore activement au projet. Il assiste aux démonstrations des différents développements issus des sprints qu’il valide au fur et à mesure. Il est donc primordial, côté client, de constituer une équipe engagée.

Un projet a besoin d’une équipe, aussi bien côté client que côté prestataire, pour assurer les différents rôles nécessaires à la réalisation de la solution de MDM (Master Data Management).

 Côté client, l’équipe projet doit avoir la légitimité et la représentativité indispensable pour que les bonnes décisions soient prises et que l’ensemble des parties prenantes soient impliquées (management, commercial, métiers, DSI, etc.).

A défaut d’une cohésion d’équipe solide, les écueils seront multiples  :

  • Un manque d’implication du management aboutira à des défauts d’alignement entre les objectifs du projet et ceux de la direction marketing, commerciale ou générale.
  • Une mauvaise compréhension des besoins métiers empêchera de délivrer les fonctionnalités qui offrent la plus grande valeur ajoutée aux collaborateurs.
  • Une logique de silos isolera les différents canaux de sortie (e-commerce, catalogue print, fiches produits, etc.), alors qu’il faut au contraire placer le projet MDM dans la perspective de la transformation numérique globale de l’entreprise.

Le donneur d’ordre

C’est pour lui que l’équipe du prestataire développe le produit. Il a un rôle important de suivi, de validation du projet et est en charge de la gestion des coûts.

Les experts produits ou métiers

Les experts produits ou métiers apportent leurs contributions à la définition des fonctionnalités du MDM, au regard de leurs propres spécialités (communicants, marketeurs online, marketeurs offline, chefs de produit, brand managers, etc.). Ils collaborent avec le responsable produit ou chef de projet et contribuent à la définition des fonctionnalités.

Les documentalistes métiers

Compte tenu du volume de données à traiter dans tout projet MDM, une équipe de documentalistes peut être un vrai atout pour assurer l’organisation des assets et leur indexation (thésaurus, travail du vocabulaire, définition de la stratégie de métadonnées). 
Cette équipe sera aussi en charge d’assurer la qualité de la data. Dans les plus grandes entreprises, une équipe de gouvernance data est chargée de qualifier l’ensemble des données issues des différentes sources (ERP, base de données référentielles métiers, exports issus de différents systèmes, etc.).

Qu’est-ce que la méthode Scrum ?

Créée en 1993, la méthode Scrum est la méthode agile la plus utilisée. En anglais, scrum signifie « mêlée » en référence au rugby où l’équipe avance ensemble sur le terrain. Elle permet d’améliorer la productivité de l’équipe projet. L'objectif de Scrum consiste à produire le plus tôt possible la plus grande valeur possible, afin de réduire le time to market (ou délai de mise sur le marché).

Une démarche par itérations ou sprints

Nous nous référerons en termes de méthodologie agile à Scrum, qui sans pouvoir être résumée en un mot, s’inscrit dans une vision itérative. Ainsi, afin de livrer le maximum de valeur rapidement, la solution sera réalisée en autant d’itérations (ou sprints) que nécessaires permettant les bénéfices suivants :

  •   Accroître la fluidité des livraisons et la vélocité
  •   Maîtriser aisément les changements en cours de livraison
  •   Éliminer beaucoup de lourdeurs dans la documentation et le contrôle
  •   Encourager l’orientation, la rigueur et l’énergie dans les équipes
  •   Augmenter la capacité et la qualité d’exécution relativement aux exigences des clients
  •   Devancer nettement la livraison de valeurs prioritaires qui génèrent des résultats plus rapidement

La logique d’itérations permet beaucoup plus de réactivité pour s’adapter aux changements. Elle sous-entend aussi l’application de grands principes tels que la transparence, la simplicité et la collaboration entre client et prestataire.

La méthode Scrum tend vers une livraison rapide et régulière de fonctionnalités à haute valeur ajoutée. Elle est souvent illustrée par ces quelques éléments du manifeste agile :

  •   Des humains et des interactions, plus que des process et des outils
  •   Des logiciels fonctionnels, plus que des documentations
  •   Une collaboration avec le client, plus que des contrats
  •   Une adaptation au changement, plus que le suivi d’un cahier des charges

La mêlée quotidienne ou Scrum meeting

Il s'agit d'une conduite du projet collaborative et pragmatique. L’une des particularités de la méthode Scrum est de réaliser des Scrum meetings ou mêlées quotidiennes. L’équipe Scrum se rassemble tous les jours pour parler du projet, des problèmes rencontrés et s’assurer du bon déroulement du projet. L’objectif est de s’assurer que les objectifs du sprint seront tenus dans les délais.

Durant la réunion, chaque membre de l’équipe prend la parole et présente :

  •   Ce qu’il a fait la veille
  •   Ce qu’il va faire le jour même
  •   Les difficultés qui le bloquent dans l’avancée de son travail

En faisant cet exercice quotidiennement, chaque membre de l’équipe est au courant de ce que font ses collègues et il peut coordonner son travail et aider ou se faire aider en cas de difficultés.

Galilée conçoit ses projets en suivant une méthodologie de gestion de projet agile

L’équipe projet Scrum

Une équipe d'experts dédiée à votre projet :

PO

Le responsable produit ou Product Owner (PO)

Le PO (Product Owner) fait partie de l’équipe projet Galilée. Il est le garant du projet pour le client et porte le besoin. Il représente les intérêts du client.

  •   Il collabore avec l’équipe de développement.
  •   Il définit les fonctionnalités du Master Data Management.
  •   Il décide des dates de livraison et de leur contenu.
  •   Il priorise les fonctionnalités (product backlogs) à développer ou corriger, en fonction de la valeur métier.
  •   Il ajuste les fonctionnalités et leur priorité avant chaque planification d’itération.
  •   Il accepte ou rejette les fonctionnalités réalisées.
  •   Il anime la réunion de planification de sprint.
  •   Il est responsable de la rentabilité du produit (ROI).
DEV

L’équipe de développement

L’équipe de développement est constituée des ressources techniques compétentes sur tous les sujets à couvrir pendant le projet. Les développeurs prennent notamment en charge les travaux suivants  :

  • Développements fonctionnels
  • Installation et déploiement
  • Recettage
  • Rédaction des supports de documentation

Les intégrateurs assurent la circulation des données entre les différents systèmes et intègrent l’écosystème.

SM

L’animateur d’équipe ou Scrum Master (SM)

Le Scrum master appartient à l’équipe de développement. Il est le lien entre le responsable produit et l’équipe de développement. Il s’assure que les principes et les valeurs de Scrum sont bien respectés.

  • Il s’assure que l’équipe est pleinement opérationnelle et productive.
  • Il établit une collaboration étroite entre l’ensemble des rôles et fonctions.
  • Il doit résoudre les problèmes rencontrés et exprimés par l’équipe de développement lors des mêlées quotidiennes.
  • Il protège l’équipe des interférences extérieures.
  • Il assure le suivi des sprints.
  • Il permet également d’anticiper si toutes les stories du sprint backlog (ensemble des fonctionnalités à développer lors d’un sprint) seront terminées à la fin de l’itération ou non.
US

Les User Stories ou fonctionnalités

Une user story ou story contient généralement les informations suivantes :

  • ID : un identifiant unique
  • Nom : un nom court, descriptif de la fonctionnalité attendue par le client. Le nom doit être suffisamment clair pour que les membres de l’équipe et le chef de produit comprennent de quelle fonction il s’agit.
  • Degré d’importance sous la forme d’un chiffre qui fixe la priorité des stories et qui peut être modifié en cours de projet.
  • Estimation de la quantité de travail nécessaire pour développer, tester, et valider cette fonctionnalité. L’unité de mesure peut être un nombre de jours idéaux ou de points (story points).
  • Démo : ce test constitue un test de validation.
  • Notes : toutes autres informations (clarifications, références documentaires, etc.).

La démarche de
gestion de projet agile Scrum

La gestion de projet en mode agile nous permet de faire avancer les projets par itérations, au gré des sprints (périodes de production) durant lesquelles les phases du projet sont développées en fonction des priorités, démontrées et livrées pour être validées par les acteurs du projet.

Lors de son déploiement, une plateforme va toujours être connectée aux sources de données existantes, par itérations. Nous pourrons alors centraliser ces données et les structurer au regard des besoins métiers. Grâce à cette donnée organisée et utile, les applications permettront non seulement de l’enrichir, mais aussi d’automatiser l’exécution des tâches de production marketing pour délivrer les canaux print, web et social.

Etape 1 : définition du besoin

En suivant un rythme défini, nous commençons par des ateliers de définition du besoin du client afin d’avoir une vision précise et de définir le périmètre total du projet.

Etape 2 : rédaction du product backlog

Une fois le besoin défini, le référentiel des exigences initiales est dressé et hiérarchisé avec le client. Il constitue ce qu’on nomme le product backlog qui est rédigé par le PO (Product Owner). Chaque tâche ou fonctionnalité est écrite sous la forme d’une user story. L’ensemble des user stories constitue le product backlog.

Etape 3 : développement par sprints

Le déroulement du projet se fait en sprints, c’est-à-dire en périodes de temps dont la durée est définie préalablement avec le client (15 jours, 3 semaines, 1 mois, etc.). Nous établissons un planning, afin de prioriser les développements dans le product backlog. Elles constituent le sprint backlog, qui est un sous-ensemble du product backlog.
Durant chaque sprint, des développements sont effectués sur la base des users stories rédigées.

Etape 4 : démonstrations régulières

À chaque fin de sprint, une démo est réalisée lors du sprint review meeting afin de montrer au client ce qui a été réalisé. Si des ajustements sont à faire, alors ils peuvent être faits au fur et à mesure de l’avancée du projet. C’est aussi l’occasion de faire un bilan, sur le fonctionnement de l’équipe et de trouver des points d’amélioration.

La bibliothèque de fonctionnalités de Galilée

Toutes les stories réalisées dans le cadre de projets clients s’ajoutent à notre bibliothèque de fonctionnalités. Elle centralise l’ensemble des fonctions métiers que nous avons mises en œuvre dans les différents projets spécifiques et que nous avons identifiées comme pouvant être utiles plus largement à d’autres projets. En particulier, celles dont nous estimons qu’elles offrent une valeur ajoutée métier importante pour la diversité de nos utilisateurs.

Cela nous permet de nourrir les spécifications de chacun des projets de nos clients, comme autant d’apport à la définition du besoin client.

Grâce à la bibliothèque de fonctionnalités et aux modules Galilée, nous pouvons nourrir les backlogs de nos clients avec tous nos développements précédents, comme autant de fonctionnalités métiers prêtes à être utilisées pour servir un nouveau projet. Cela permet d'accélérer les phases de spécification et de pouvoir se concentrer sur les besoins spécifiques de chaque projet. Ces mêmes besoins spécifiques pourront d’ailleurs donner lieu à de nouvelles fonctionnalités communautaires.

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