Qu’est-ce que le Product Information Management ?

Aujourd’hui, il faut être sur tous les fronts : vos collaborateurs doivent fournir une multitude d’informations vers divers canaux de diffusion et de vente, et le tout à vitesse grand V ! En effet, le concept de la bonne information diffusée à la bonne personne et au bon moment n’a jamais aussi été présent.

Le Product Information Management (PIM) est alors devenu incontournable pour toutes les entreprises qui souhaitent briser les silos de données et diffuser leurs informations produits en omnicanal.

Définition du Product Information Management

À mesure que les consommateurs développent de nouvelles habitudes et attentes, il convient à toutes les entreprises qui souhaitent améliorer l’expérience client et augmenter leur performance de mettre en place une solution de gestion de données efficace. Le PIM fait partie des outils de gestion les plus réputés. Pour vous aider à comprendre de quoi il s’agit, découvrez ci-après la définition du Product Information Management (PIM). 

Le Product Information Management (PIM) ou Gestion de l’Information Produit (GIP) en français, est une solution qui coordonne la gestion et la diffusion des informations produits vers tous les canaux de vente : sites e-commerce, sites web, catalogue produit imprimé ou encore places de marché. 

Plus précisément, le PIM concentre et harmonise chacune des informations de vos produits tout en garantissant que l’ensemble des contenus diffusés soit constamment mis à jour et adapté pour le référencement naturel (SEO). Le PIM s'inscrit dans le concept de Master Data Management (MDM = PIM + DAM + CMS).

Discutons de votre projet !

Pourquoi utiliser une solution de Product Information Management ?

Les équipes marketing et les équipes achats assistent à une multiplication des références et de product data, une réalité face à laquelle elles sont tenues de s’adapter chaque jour. Le PIM est reconnu comme un outil incontournable de data management et de marketing relationnel. Il devient le garant de la gestion efficace de vos produits mis en vente, dans un contexte multicanal.

Alors, pourquoi utiliser le Product Information Management ? À quelles problématiques répond le PIM ?

Les solutions PIM : une évidence pour les sites e-commerce

Prenons l’exemple d’un site e-commerce spécialisé dans la vente de pantalons. Les informations mises en avant sur la boutique e-commerce seront les suivantes : modèle, taille, couleur, matière, propriété, conseil d’entretien… Et la liste n’est pas exhaustive. L’offre produit se décline alors en des milliers de pantalons.Ces informations sont donc multipliées en un nombre extrêmement important de références produits SKU !

SKU signifie « Stock Keeping Unit » en anglais. En français, on parle aussi plus rarement de références produits UGS (Unité de Gestion des Stocks). Il s'agit de références produits internes qui identifient toutes les caractéristiques de votre produit (couleur, taille, etc.) et vous permettent de suivre facilement vos stocks.  

Si organiser et manipuler les données dans des fichiers Excel semble être la première solution, celle-ci s’avère être bien plus complexe qu’elle n’en paraît. En effet, cette solution n’est ni rapide, ni ergonomique, ni sécurisée.

L’entreprise se doit donc d’être particulièrement agile pour que l’information soit bien intégrée, dans une base de données actualisée et mise à jour régulièrement. Dans un tel contexte, il semble être intéressant de choisir la mise en place d’un logiciel de gestion des données produits pour son entreprise. 

Le Product Information Management se connecte facilement à votre site e-commerce. Il peut associer facilement et en un temps record les produits à de nombreux attributs comme les dimensions, la couleur, la matière, etc. Il est également capable de définir clairement les liens entre les produits, cross-sell, up-sell et offres groupées. Avec une solution logicielle PIM, vous pouvez enfin dire au revoir aux feuilles Excel qui sont une perte de temps considérable pour les équipes. 

Comprendre rapidement le processus du PIM

Le rôle du PIM est avant tout de faciliter la collecte de vos informations marketing et techniques issues de sources multiples. Il permet une organisation et distribution omnicanale et contribue ainsi à l’enrichissement des informations visibles par les consommateurs.

Le processus est simple : dès lors qu’un produit est créé dans le système d’information de l’entreprise (souvent en provenance de l’ERP), le PIM collecte les informations brutes, les centralise et les distribue aux équipes marketing et produit. À ce moment précis, le travail d’enrichissement de l’information du nouveau produit peut commencer. Lorsque la fiche produit atteint le bon niveau de qualité, celle-ci est automatiquement diffusée sur les canaux de vente.

Rappelons en parallèle, que le PXM (Product Experience Management ou Gestion de l’Expérience Produit en français) est une méthode extrêmement importante pour les entreprises. Elle permet de fournir le bon contenu à la bonne personne et au bon moment, afin de déclencher l’achat. Ainsi, la mise en place d’une solution PIM contribue à l’expérience client avec succès.

Quels sont les avantages des solutions PIM ?

La solution PIM est une excellente solution de gestion de données produits, notamment pour garder l’avantage concurrentiel sur un marché en perpétuelle évolution. Voici les principaux avantages du Product Information Management :

  • Amélioration de la qualité de vos données produits
  • Élimination des silos, doublons et erreurs
  • Diffusion des données en multicanal
  • Utilisation de données de référence fiables et actualisées
  • Optimisation du time to market
  • Amélioration des relations clients et fournisseurs
  • Réduction des coûts d’intégration et de maintien des données
  • Maîtrise de l’information sur chaque canal de diffusion
  • Augmentation de la productivité
  • Production de reportings produits
  • Obtention d’un meilleur retour sur investissement

Les bénéfices du Product Information Management sont nombreux. Cette solution logicielle structure les informations et maintient la base de données à jour afin d’offrir une source de qualité aux équipes.

De ce fait, les différents services de l’entreprise exploitent des informations fiables et sécurisées en permanence. Grâce à lui, vos employés n’auront plus à passer des heures à travailler la donnée produite à la main ! Il s’agit d’un outil puissant de processus automatisé qui exécute des tâches chronophages à votre place, et dégage donc du temps à vos équipes.

Quels sont les enjeux métier du Product Information Management ?

La maîtrise de l’information et de sa diffusion en multicanal est un challenge que les entreprises rencontrent au quotidien. Voici les principaux enjeux du Product Information Management :

  • Rendre la gestion de l’information plus facile à maîtriser sur tous les canaux de vente
  • Faciliter le travail des équipes
  • Améliorer l’expérience client
  • Augmenter la performance de l’entreprise
  • Sécuriser les données

Qui a besoin d’une solution PIM ?

À partir du moment où vous souhaitez prendre en main la qualité de diffusion de l’information produit et renforcer les relations avec les différents acteurs du projet, alors la question de mettre en place un PIM se pose. Les PIM s’adressent en premier lieu aux commerçants et e-commerçants, qui disposent de catalogues produits complexes et fournis. Plus globalement, le PIM peut être utilisé par :

Les e-commerçants

La qualité des données constitue un élément phare pour une entreprise d'e-commerce, car elle a un rôle direct sur les ventes. Le PIM permet aux responsables e-commerce de modifier et contextualiser les informations produits par canal de distribution, par pays et par langue.

Les services Marketing & Communication

La contextualisation des informations est essentielle pour le pôle marketing afin de pouvoir créer une expérience produit à 360°. Les équipes de communication, quant à elles, cherchent à produire les catalogues rapidement et à moindre coût, avec un grand nombre de références.

Les acheteurs

Le PIM facilite l’embarquement des fournisseurs et s’assure de l’intégrité et la cohérence des informations produits.

Les services IT

Les équipes informatiques se doivent d’avoir des données structurées et de savoir qu’elles circulent en toute sécurité.

Où se situe le PIM dans l'écosystème de l’entreprise ?

Le PIM est capable de se connecter à l’ensemble de l’écosystème de l’entreprise. Il est alors une réponse efficace dans la mise en place d’une stratégie digitale des entreprises. Placé entre l’ERP, le site e-commerce, la plateforme web, les marketplaces, le print et les points de vente, le PIM diffuse automatiquement les informations sur tous les canaux de vente.

Comment fonctionne une solution de Product Information Management ?

Vous êtes sur le point d’enclencher une transformation digitale dans votre entreprise et vous vous interrogez sur le fonctionnement du PIM ? Découvrez comment fonctionne le PIM en 4 étapes simples.

Recensement des données produits

Tout d’abord, il convient de collecter toutes les données issues des services et logiciels utilisés dans l’entreprise (fichiers excel, données CRM et ERP, données fournisseurs, etc.). Le PIM centralise ensuite toutes les informations au sein d’un référentiel produit unique, qui peut y aussi inclure les médias, grâce à un DAM intégré.

Remplissage

Cette phase inclut la mise à jour des informations. Celles-ci seront déclinées de façon à suivre les codes de chaque canal. Une solution PIM contribue à la démarche de data qualité dans la mesure où elle vérifie la complétude de vos données. Le PIM dispose aussi d’un système de workflow de contrôle et de validation qui permet de suivre le pourcentage de complétion de vos informations produits avant leur diffusion.

Nettoyage des données produits

Les informations récupérées doivent être nettoyées. En effet, le fichier maître peut contenir certains doublons de références ou des produits qui ne sont plus stockés. Il est nécessaire de s’assurer de l’exactitude des données produits afin de véhiculer des informations de qualité aux clients.

Diffusion de l’information

Toutes vos informations fiables et mises à jour sont maintenant centralisées dans un seul système de gestion de données. Elles peuvent enfin être diffusées sur les différents canaux et auprès des différents services concernés : packaging, communication, marketing, commerces, agences externes, etc.

Quelles sont les fonctionnalités des solutions de Product Information Management ?

Il existe plusieurs solutions de PIM dont il est important d’en comparer les fonctionnalités. En revanche, il existe des fonctionnalités communes à chaque solution :

  • Gestion de données centralisées
  • Intégration avec les systèmes de gestion et bases de données tierces
  • Mise à jour des informations
  • Transfert et export des informations produits
  • Segmentation des données
  • Import/Export des données (PDF, HTML, XML, CSV etc.)
  • Gestion des langages
  • Contextualisation des produits
  • Sauvegarde des recherches
  • Gestion des déclinaisons de produits
  • Gestion de l’expérience produit (PXM)

Quelles sont les données gérées par les solutions PIM ?

Les données gérées dans un PIM sont multiples. Données marketing, fichiers médias, données techniques, données de conception, données d’utilisateur… Les solutions de PIM gèrent principalement les données et informations liées aux produits : caractéristiques techniques, descriptions, références, photos, nomenclatures, schéma, etc.

Votre équipe pour la gestion de vos données d'entreprise

Comment choisir une solution de Product Information Management ?

Il n’existe pas de solution universelle de Product Information Management. Une solution PIM doit simplement être à l’image de votre société, car les fonctionnalités de ce type d’outil sont multiples. Il convient de choisir votre fournisseur d’implémentation de solution PIM en fonction des besoins de l’entreprise et de vos ambitions sur le long terme.

Il faut savoir que l’efficacité et la performance du PIM sont étroitement liées à l’investissement de l’entreprise en amont du projet. L’idéal est de tendre vers un prestataire qui saura s’intégrer à votre écosystème et qui sera en mesure de vous donner des préconisations en termes de restructuration de votre donnée.

Vous devez également fournir un maximum d’éléments au fournisseur dès le départ, car c’est ce qui permettra de mettre en place un système PIM complet et de qualité. Ainsi, la relation entre le fournisseur et votre entreprise doit être un véritable partenariat.

Certains fournisseurs proposent des solutions plus ou moins adaptées selon la taille de l’entreprise, avec des fonctionnalités différentes. Vous pouvez également choisir une solution PLM en complément du PIM. Cette combinaison vous permet d’avoir une vision plus globale dans le cycle d’innovation du produit.

À savoir : le MDM (Master Data Management) englobe les solutions de PIM et de DAM. Avec ce système complet de gestion de données, une fois vos informations traitées, elles peuvent transiter vers le PIM où elles seront centralisées puis agrémentées avant d’être partagées sur les différents canaux de vente.

Comment réussir son projet PIM ?

La mise en place d’un PIM intervient le plus souvent dans le cadre d’une transformation digitale des entreprises. Généralement, ce tout nouveau projet se traduit par un bouleversement des usages en interne et chamboule parfois vos collaborateurs qui découvrent un nouvel environnement de travail. Il doit être considéré comme un véritable projet d’entreprise, et nécessite l’implication de plusieurs services. Autrement dit, le projet doit être cadré au maximum afin de définir la solution PIM idéale pour votre activité. Voici donc quelques conseils qu’il est essentiel de suivre pour réussir votre projet PIM :

  • Faites un tour d’horizon sur les limites de votre Système d’Information actuel.
  • Définissez bien les attentes des différents canaux et différents services.
  • Définissez en amont un dictionnaire de données et l’enrichissement à apporter.
  • Demandez-vous quelles fonctionnalités sont nécessaires aujourd’hui, mais aussi lesquelles seront utiles demain.
  • Pré sélectionnez un groupe de solution que vous avez repéré, et qui convient à votre cahier des charges. L’idéal est de ne garder que 3 prestataires.
  • Posez-vous la question de l’hébergement de la solution PIM.
  • Prêtez attention à la qualité du service client (au mieux en français), du suivi et de l’accompagnement du fournisseur.

La solution PIM est un investissement long terme pour votre entreprise qui sera rapidement apprécié par vos différents collaborateurs. Il convient donc de capitaliser sur la phase de conception qui est la plus importante. En effet, il serait dommage qu’une fois intégrée, la plateforme ne réponde pas aux besoins d’exploitation ou se trouve inefficace au quotidien.

Vous hésitez entre une solution PIM (Product Information Management) et une solution DAM (Digital Asset Management) ? Nous pouvons vous aider dans le choix de la meilleure option pour votre infrastructure. Pour être accompagné dans la transformation digitale de votre entreprise et le déploiement d’un PIM, laissez-vous guider par nos experts compétents !

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