Qu’est-ce que le Digital Asset Management ?

Aujourd’hui, la communication des entreprises passe essentiellement par la création visuelle et le numérique. Dans ce contexte, de nouvelles problématiques voient le jour, notamment dans les entreprises en réseau qui doivent faire face à des milliers d’images, de vidéos et de ressources.

Grâce au Digital Asset Management, vous maîtrisez vos données marketing d’un point à un autre, comme une colle invisible qui relie tous vos systèmes entre eux.

Définition du Digital Asset Management

Le terme Digital Asset Management (DAM) signifie Gestion des Données Numériques en français. Il désigne les solutions logicielles permettant de stocker, organiser et partager les ressources numériques d’une entreprise, de manière centralisée.

À l’origine de simples logiciels de stockage de contenus multimédias d’une entreprise, le Digital Asset Management s’est développé jusqu’à devenir une véritable plateforme collaborative de gestion de contenus digitaux.

Le DAM est particulièrement utile pour transmettre de façon rapide et sécurisée les actifs numériques au sein d’une entreprise (images, vidéos, fichiers audio etc.). Il offre la possibilité aux équipes marketing, commerciales et graphiques d’avoir un accès pratique et réglementé à tous les contenus digitaux de l’entreprise.

Le DAM gère la déclinaison d’un média pour plusieurs canaux différents. L'image est stockée une seule et unique fois en haute définition sur la plateforme puis elle sera automatiquement déclinée en fonction du besoin et du canal sur lequel elle sera exploitée.

 

Discutons de votre projet !

Pourquoi choisir une solution de Digital Asset Management ?

Face à l’abondance des contenus numériques, les entreprises se retrouvent à devoir gérer une importante quantité de fichiers, souvent dispersés au sein de plusieurs serveurs. Le Digital Asset Management répond avant tout aux problématiques classiques des ressources numériques rencontrées par l’entreprise :

  • La difficulté à partager des fichiers volumineux
  • La perte de temps à rechercher dans de nombreux serveurs/dossiers
  • La perte et duplication de ressources
  • La difficulté à assurer une image de marque cohérente

Toutes les entreprises sont confrontées à une problématique commune : traiter et relayer rapidement la bonne information, sur le bon canal et au bon moment. En raison du volume conséquent d’information à traiter et des canaux de diffusion qui se multiplient, avoir le bon outil pour gérer ces données est un atout de taille pour votre entreprise.

En effet, mettre en place une solution de Digital Asset Management vous permet de centraliser tous les médias au même endroit, afin que vos équipes puissent y accéder sans perdre de temps à les chercher.

En résumé, la solution DAM vous permet d’exploiter votre patrimoine numérique rapidement et facilement, et assure ainsi la cohérence et la pertinence de vos projets.

Quels sont les avantages d’une solution de Digital Asset Management ?

Si vous êtes en charge des campagnes de communication de votre réseau, vous êtes conscient(e) que la gestion des ressources est une activité chronophage. La recherche, la modification et la demande de partage de fichiers peut vous demander beaucoup de temps. Les solutions de Digital Asset Management bénéficient de nombreux avantages.

Centraliser les contenus et éviter la perte des fichiers

Le DAM permet de centraliser les informations marketing sur la même plateforme. De ce fait, cette solution offre une sécurité renforcée et limite notamment les doublons et la perte des fichiers. Avec une solution DAM, les différents services de l’entreprise peuvent alors classer et organiser le contenu selon des critères définis : mots-clés, format, nature etc. Une solution DAM offre aussi la possibilité de tracer l’utilisation des médias et de garder tout contrôle de leur usage.

Réduire le time-to-market

Le DAM d’entreprise permet aux spécialistes du marketing d’avoir accès facilement aux différentes ressources digitales. Il est semblable à une médiathèque, et contient l’ensemble des assets digitaux approuvés et disponible à l’utilisation. Grâce au Digital Asset Management, vous avez la possibilité d’ajouter facilement des métadonnées qui facilitent l’indexation et la recherche des contenus. Les utilisateurs peuvent ainsi rapidement trouver les ressources dont ils ont besoin, ce qui accélère la production des fiches produits ou encore la création de campagnes marketing. La création de contenu est accélérée à l’aide de workflow plus rapides.

Assurer le contrôle et la sécurité de la marque

Certaines entreprises possèdent de multiples marques et filiales, et travaillent avec plusieurs partenaires ou agences. Il est donc parfois difficile de maintenir une cohérence de la marque. Les services marketing doivent constamment vérifier que les contenus numériques soient mis à jour. La solution DAM crée un référentiel de données unique dans lequel sont stockées les contenus numériques de l’entreprise. Grâce à cela, les données sont conformes aux directives de la marque, et comportent toutes les informations pertinentes. De ce fait, les équipes marketing ont la certitude que le message communiqué sur tous les canaux est cohérent.

Permettre l’automatisation des circuits de validation des documents

De plus en plus d’entreprises travaillent avec des prestataires externes comme les freelances par exemple ou encore avec des agences externes. Ces derniers sont souvent loin géographiquement et il est donc difficile de gérer correctement les étapes d’un projet. Grâce à une solution DAM, il est possible de partager les fichiers en ligne, mais aussi d’accéder aux fichiers déposés par les autres collaborateurs.

Améliorer le retour sur investissement

Une solution de DAM est également en mesure de diffuser les contenus marketing. Elle offre la possibilité de personnaliser le contenu, ce qui donne lieu à des campagnes marketing plus engageantes. Elle offre donc une expérience unique à chaque utilisateur. De plus, cette solution collecte les informations et permet alors d’évaluer et mesurer la performance des contenus. Grâce à cela, il est possible d’ajuster les stratégies en fonction des résultats, et donc d'augmenter le retour sur investissement de l’entreprise.

Améliorer la diffusion et le partage de ressources

Les canaux digitaux se multiplient avec le temps et requièrent toujours plus de contenus. Avec la solution DAM, la diffusion et le partage des ressources numériques sur un site internet ou les réseaux sociaux sont nettement plus pratiques. Une solution DAM permet de fédérer vos équipes autour d’un outil collaboratif et ergonomique. Elle offre la possibilité de trouver le bon fichier au bon moment, mais aussi de convertir le format des médias selon vos usages. En s’intégrant aux différents systèmes de l’entreprise, le DAM fournit aux équipes une vision centralisée de l’ensemble des contenus digitaux. Vous pouvez alors publier rapidement vos médias sur les réseaux sociaux et applications tierces.

Quels sont les enjeux métiers du Digital Asset Management ?

Le Digital Asset Management répond à des enjeux de taille pour l’entreprise. En effet, les équipes marketing font face à de nombreux défis au quotidien. Elles doivent assurer une communication cohérente sur les produits de la marque, mais aussi garantir la distribution du contenu tout en offrant une expérience client de qualité.

Respect de l'image de marque

Lorsque l’entreprise travaille en réseau notamment, la multiplication des membres implique de laisser une certaine autonomie dans la gestion de la communication. La personnalisation de la communication sur les différents réseaux est essentielle, mais elle doit rester en accord avec l’image de marque. C’est pourquoi elle doit être cadrée par les équipes centrales, dans le but d’assurer une communication harmonieuse sur l’ensemble du territoire. Un logiciel DAM permet le stockage des fichiers au même endroit et le partage aux acteurs des différentes entreprises.

Gain de temps

Le Digital Asset Management doit s’inscrire dans une logique d’optimisation des temps de travail. Le fait que les médias soient regroupés dans une seule plateforme doit permettre aux utilisateurs de traiter leurs campagnes facilement et rapidement. Ainsi, les outils de DAM doivent permettre aux équipes de pouvoir se décharger d’activités chronophages.

Personnalisation

La solution de Digital Asset Management doit parfaitement s’intégrer dans les processus quotidiens de l’entreprise. C’est pourquoi il est nécessaire que le DAM soit personnalisable et puisse être lié à d’autres outils. En d’autres termes, pour que le système soit efficace, les connexions avec les autres outils utilisés par l’entreprise doivent être opérationnelles.

Le DAM pour gérer vos contenus numériques

Qui a besoin d’une solution DAM ?

Le rôle du Digital Asset Management est avant tout de rendre la gestion et l’utilisation des données marketing plus simples. Le DAM est ainsi particulièrement utile pour les entreprises qui produisent et utilisent une grande quantité de médias et matériels marketing. Le point de départ d’un projet de DAM est bien souvent le besoin d’organiser les photos, vidéos, et autres supports dans l’entreprise. Mais alors, qui a besoin d’un DAM exactement ?

Une solution DAM s’adresse essentiellement :

  • aux entreprises du secteur industriel
  • aux entreprises de retail
  • aux marques
  • aux fabricants

Toute entreprise diffusant et partageant une grande quantité de contenus a besoin d’une solution qui  permette à leurs de s’approprier simplement et rapidement leurs ressources numériques.

  • Vous représentez une entreprise communicante, ETI ou PME, qui produit du matériel marketing
  • Votre entreprise commercialise des produits en ligne et/ou via un réseau de magasins physiques (B2B, B2B2C) ?
  • Vous commercialisez une offre large et profonde de produits, en France comme à l’export ? 
  • Vous êtes confrontés à des problématiques de transformation digitale et de croissance des attentes clients ?
  • Vous êtes à la recherche d’un panel d’outils de communication dans un contexte d’expérience omnicanale ?
  • Vous cherchez une solution rapide et réactive qui vous permettra d’être autonomes en matière de prise de décision   ?

Alors , comme la plupart des entreprises qui connaissent aujourd’hui une importante injection de fichiers numériques,  vous avez certainement besoin d’une solution DAM !  

Quelle est la place du Digital Asset Management dans l’écosystème de l’entreprise ?

L’écosystème de l’entreprise se compose d'individus en interne ou en externe qui ont accès au contenu, le manipulent, le visualisent et le publient. Il se compose aussi des processus, c’est-à-dire des moyens de collaboration employés par les équipes pour produire des contenus nécessaires à la communication de l’entreprise.

Enfin, il comprend les données, qui sont les informations numériques recueillies et qui aident à comprendre et analyser les résultats de l’entreprise. Il est parfois complexe de relier ces personnes, processus et données au sein d’une entreprise.

C’est la raison pour laquelle le DAM est conçu : il s’intègre de manière fluide à l’écosystème logiciel de l'entreprise. Par sa fonction de centralisation des données et de connexions avec les différents systèmes, tous les acteurs ont accès au DAM, qui est considéré comme la seule version de la vérité.

Où se positionne le DAM dans la chaîne de valeur des contenus ?

Le Digital Asset Management est un maillon essentiel de la chaîne de valeur du contenu.

Aujourd’hui, le DAM s’articule de la façon suivante :

Production → Stockage & organisation → Localisation & personnalisation → Diffusion

Plus qu’une simple base de stockage, le DAM se place comme une plateforme collaborative, qui centralise et sécurise vos données. Il s’intègre facilement aux différents systèmes de l’entreprise comme le CMS (Content Management System), portail de la marque, et fournit aux différents acteurs une vision d’ensemble sur les ressources multimédias. Le DAM s'inscrit dans le concept de Master Data Management (MDM = PIM + DAM + CMS).

Quelles sont les fonctionnalités des solutions DAM ?

Les solutions de Digital Asset Management renferment plusieurs fonctionnalités. Certaines sont indispensables, d’autres sont choisies en option selon les besoins de l’entreprise. Voici un exemple de fonctionnalités du Digital Asset Management :

  • Centralisation des fichiers numériques
  • Support d’un grand nombre de formats de fichier
  • Extraction automatique des métadonnées
  • Possibilité d’édition en masse
  • Nettoyage des fichiers dupliqués
  • Géolocalisation des ressources
  • Archivage des médias
  • Recherche de mots dans les fichiers
  • Gestion des permissions par profil ou utilisateur
  • Déclinaison des formats des ressources en fonction de son usage (online: format web, offline : impression grand format)

Quelles données sont gérées par une solution de Digital Asset Management ?

Le DAM est capable de gérer et stocker bon nombre de données différentes. Il s’agit précisément de toutes les ressources numériques d’une entreprise comme les photos, les vidéos, les fichiers texte, les fichiers audio, les présentations PDF etc.).

Comment choisir un logiciel de DAM ?

Toute la question est maintenant de savoir comment bien choisir votre solution de Digital Asset Management. Quels sont les critères et fonctionnalités essentiels sur lesquels vous appuyer pour faire votre choix ?

Le choix d’un logiciel de DAM repose étroitement sur les besoins de l’entreprise. Il vous faut donc dans un premier temps les évaluer :

  • À quelles problématiques doit répondre la solution DAM ?
  • Quels seront les utilisateurs du DAM ?
  • Quel est le niveau de connaissance des différents acteurs en matière d’outils informatiques ?
  • Quel est votre budget ?
  • Faut-il intégrer la solution au système d’information (SI) de l’entreprise ?

Certains d’entre vous choisiront d’associer le DAM à une technologie similaire, comme le PIM (Product Information Management). En effet, ces solutions sont complémentaires, notamment dans les projets de digitalisation de l’offre produit.

À savoir : les solutions de DAM et de PIM peuvent aussi interagir en complémentarité, mais dans un environnement plus important. Il s’agit du MDM (Master Data Management), qui s’inscrit toujours dans une optique d’optimisation de la data marketing.

Comment réussir son projet de Digital Asset Management ?

Dans la définition de votre projet de DAM, il est indispensable d’impliquer les autres services de l’entreprise. En effet, le dialogue avec les différents acteurs vous permettra de mieux comprendre les besoins de chacun.

À partir des besoins identifiés, il convient de dresser la liste des fonctionnalités souhaitées pour votre logiciel de DAM, comme par exemple :

  • Une indexation précise
  • Une gestion optimale des droits d’accès
  • Des fonctionnalités de sécurisation des ressources
  • Une gestion pointue des droits d’auteur etc.

Il ne faut pas non plus oublier de choisir le mode d’hébergement de votre outil de DAM. Vous l’aurez compris, l’avenir du Digital Asset Management est très prometteur. Composante majeure du MDM, le Digital Asset Management a de nombreux avantages et ils auront une incidence positive sur la croissance de votre entreprise.

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